Mit digitalen Workflows den Turbo zünden

Auf dem Weg in die Zukunft haben viele Unternehmen inzwischen grundlegende Abläufe im Büro automatisiert und profitieren von schnellen, transparenten sowie fehlerfreien Prozessen. Dies lässt sich jedoch noch steigern – und zwar mit der Einbindung digitaler Workflows. Insbesondere in Bezug auf dokumentenbasierte Arbeitsabläufe ergeben sich gute Optimierungsmöglichkeiten, die Menschen bei ihrer Arbeit unterstützen. Ein Anwendungsbeispiel ist das cloudbasierte Rechnungsmanagement.

Eine Digitalisierung und Automatisierung ohne die dazugehörigen digitalen Workflows ist unvollständig. Rechnungen, Quittungen und andere buchhalterisch relevante Dokumente liegen beim Einsatz einer zeitgemäßen Rechnungsmanagementlösung aus der Cloud zwar digital sowie zentral vor und können auch automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Allerdings ist in der Praxis oft das Eingreifen eines oder mehrerer Mitarbeiter erforderlich, beispielsweise um eine Rechnung zu prüfen und die Bezahlung auszulösen.

Häufig stimmen diese sich dann auf anderen Wegen untereinander ab, ob eine bestimmte Aufgabe bereits ausgeführt wurde und die nächste übernommen werden kann. Zum Teil sind dafür sogar noch Unterschriftenmappen im Einsatz. Diese bremsen die weitere Bearbeitung regelrecht aus. Zudem gibt es keinen Überblick darüber, wie genau der Stand bei welchem Dokument ist. Hinzu kommt die Kommunikation mit dem Steuerberater oder einem externen Buchhaltungsbüro, welche Aufgabe erledigt ist und welche nicht.

Verschiedene Anwendungsfälle

Werden digitale Arbeitsabläufe integriert, sieht das anders aus. Sie definieren, wer welchen Prozess an welcher Station wie erledigt und unterstützen die User dabei. “Sie wirken wie ein zusätzlicher Antrieb“, sagt Björn Kahle, Product Owner der Rechnungsmanagement-Lösung GetMyInvoices. Dabei lassen sich verschiedene Anwendungsfälle abbilden. Beispiele, die für viele Unternehmen relevant sind, sind Task Tracker sowie Zahlungslauf- und Freigabeworkflows für Eingangsrechnungen.

Quelle: Björn Kahle

Da Workflows individuell sind, gestaltet sich ihre Einführung im digitalen Bereich komplex, auch wenn gute Rechnungsmanagementtools bereits standardisierte Vorkonfigurationen anbieten, zum Teil für verschiedene Unternehmensgrößen. Zu entscheiden, welche die Lösung für Unternehmen am besten geeignet ist, fällt vielen daher schwer. Bei der Auswahl können jedoch folgende Tipps helfen:

Checkliste zum Abheben mit digitalen Workflows:

1. Weitere Nutzer sollten sich einfach per Mausklick einladen lassen.
2. Wichtig ist, verschiedene Workflows einrichten zu können. Optimal wäre, wenn die Spanne von anpassbaren Standards bis hin zu vollständig selbst konfigurierbaren Workflows reicht.
3. Ein Assistent oder eine gute Benutzerführung, die beim Definieren neuer Workflows unterstützt, stellt keinen Luxus, sondern ein essenzielles Instrument dar. Denn der Anwender erhält die als Nächstes auszuführenden Schritte, gegebenenfalls mit einer kurzen Erläuterung, angezeigt.
4. Workflows sollten sich immer auf bestimmte Dokumente, Zahlarten etc. beschränken lassen.
5. Manchmal sind für einen Schritt mehrere Mitarbeiter zuständig. Dann ist es wichtig, dass sich dies im digitalen Workflow widerspiegelt.
6. Einmal aufgesetzte Workflows müssen jederzeit angepasst werden können.
7. Das automatische Benachrichtigen der jeweiligen User bei Vorliegen einer neuen Aufgabe beziehungsweise einem abgeschlossenen relevanten Prozess gehört zum Standard.
8. Bietet die Rechnungsmanagementsoftware eine Übersicht, die den Status einzelner Dokumente anzeigt und aus der heraus eine einfache Recherche nach einzelnen Unterlagen und das Bearbeiten von Dokumenten möglich ist? Dann ist das prima!
9. Administratoren oder andere berechtigte Mitarbeiter sollten den Prozess beziehungsweise bestimmte Schritte übernehmen können. Das ist unter anderem dann nützlich, wenn ein Mitarbeiter Urlaub hat oder krank ist.
10. Schützt eine Warnmeldung vor Fehlern wie einer doppelten Bezahlung von Rechnungen? Super!
11. Jede Aktion sollte im System nachvollziehbar dokumentiert werden.
12. Ein guter Support ist unabdingbar. Dieser kann mittels Tutorials, Beschreibungen, Online-Seminaren und persönlicher Beratung erfolgen.

Die Vorteile zusammengefasst

Mit professioneller Unterstützung ist es keine Raketenwissenschaft, die passenden digitalen Workflows im Rechnungsmanagement einzurichten, obwohl Unternehmen mit ihnen im wahrsten Sinne des Wortes den Turbo zünden und das Potenzial der Digitalisierung vollständig nutzen können. Die Arbeit lohnt sich insbesondere für komplexe und hochvoluminöse Prozesse, die viel Aufwand und Zeit kosten sowie fehleranfällig sind. Denn integrierte digitale Workflows schaffen eine wesentliche Voraussetzung für eine einfache, schnelle und fehlerfreie Bearbeitung von Rechnungen, die zudem jederzeit transparent ist.

Die verantwortlichen Kollegen erhalten eine bessere Kontrolle über die Rechnungsbearbeitung und können bei eventuellen Verzögerungen direkt eingreifen. Dazu unterstützt sie Mitarbeiter dabei, an verteilten Standorten remote oder auch über Unternehmensgrenzen hinweg effizient zusammenzuarbeiten. Noch besser funktioniert Digitalisierung derzeit nicht. In diesem Sinne: You have control!