Portooptimierung ganz einfach: So eliminierst du mit Hilfe von digitalen Tools Portokosten

Mittlerweile ist es eine kostspielige Angelegenheit, Dokumente per Post zu verschicken. Um beim Briefversand Kosten einzusparen, können Unternehmen Gebrauch von Möglichkeiten der Portooptimierung machen. Darüber hinaus kann neben den Kosten auch zusätzlich Zeit und Arbeitskraft eingespart werden, indem man von der analogen zur digitalen Zustellung der Post umsteigt. In diesem Artikel werden Möglichkeiten der digitalen Portooptimierung erläutert und im Vergleich dazu die Vorteile der digitalen Briefzustellung aufgedeckt.

Portokosten steigen stetig an: Es wird Zeit für digitale Prozesse

 Es war schon immer teuer, Briefe zu versenden. Und das hat sich bis heute nicht geändert. Im Gegenteil: Die Portokosten steigen stetig an. Der Preis für den Versand eines Standardbriefs, der nicht mehr als 20 Gramm wiegt, liegt mittlerweile bei 80 Cent. Vor der Preiserhöhung lag die Gebühr für einen Standardbrief bei 70 Cent. Die Grafik zeigt, dass die Portokosten seit 2012 um ganze 45% gestiegen sind. Vor allem Unternehmen sind von den steigenden Portokosten betroffen, da diese mit einem Anteil von ca. 90% zu den größten Versendern in Deutschland zählen.

Quelle: d.velop

Rechnen wir den Briefversand zur Veranschaulichung mal durch: Schauen wir uns dafür die Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an. Pro Jahr und pro Mitarbeiter:in werden jährlich 12 Abrechnungen verschickt. Das Unternehmen beschäftigt insgesamt 1.000 Mitarbeitende. Bei 80 Cent pro Brief entsprechen die Portokosten insgesamt 9.600€ pro Jahr. Das geht auch günstiger. Und zwar durch Möglichkeiten der Portooptimierung. Darüber hinaus können Unternehmen durch digitale Briefpost zusätzlich zu Kosten auch Zeit und Ressourcen einsparen.

Vier gängige Möglichkeiten der Portooptimierung

Im Prinzip gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Portokosten zu optimieren. Im Folgenden sind vier gängige Möglichkeiten aufgelistet, die Unternehmen zur Reduzierung von Portokosten etablieren können.

• Briefsendungen zusammenfassen: Indem verschiedene Dokumente in einer Sendung gebündelt werden, können Versandkosten eingespart werden.
• Briefsendungen konsolidieren: Konsequentes Vorsortieren und selbstständige Anlieferung beim zuständigen Postanbieter führen zu effektiver Optimierung der Portokosten.
• Briefe elektronisch frankieren: Bei der Deutschen Post AG kann man durch elektronische Frankierung lukrative Portorabatte erlangen.
• Gewicht der Briefsendungen optimieren

Durch diese Möglichkeiten gelingt es Unternehmen, Portokosten zu reduzieren. Da geht allerdings noch mehr – dank der Digitalisierung, die innovative Technologien für den digitalen Versand bereithält.

Klassischer vs. digitaler Briefversand – Einsparpotenziale durch digitale Prozesse aufdecken

Mittlerweile haben Unternehmen die Möglichkeit, durch digitale Lösungen Prozesse effizienter zu gestalten. Das gilt auch für die Digitalisierung der Briefpost. Denn der klassische Briefversand kostet nicht nur Geld – auch mit Portooptimierung – sondern ebenfalls eine Menge Zeit für Prozesse wie Druck der Dokumente oder Kuvertierung. Vor allem der Prozess der Portooptimierung kostet zusätzliche Zeit, da Dokumente vorab gesammelt oder sortiert werden müssen. Im Gegensatz zur Optimierung von Portokosten können dank digitaler Briefpost zusätzlich zu Kosten auch Ressourcen sowie Zeit eingespart werden.

Portokosten eliminieren und Ressourcen sparen – dank digitalem Briefversand

Zum Glück gibt es heutzutage vielfältige Möglichkeiten, Informationen und Daten auf digitale Weise zu übermitteln. Das gilt für jegliche Art von Dokumenten wie Rechnungen, Kundenangebote oder die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die elektronisch kostengünstig versendet werden können. Die Aufwände für die digitale Übermittlung machen nur einen Bruchteil der gängigen Portokosten aus.

Viele Einsparmöglichkeiten

Die digitale Zustellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung bietet ein gutes Beispiel. Pro digitale Gehaltsabrechnung können Unternehmen beispielsweise bis zu 0,75€ einsparen. Auf das gesamte Unternehmen gerechnet ergibt sich eine umfassende Ersparnis. Und obendrauf können Ressourcen und Zeit gespart werden, die an anderer Stelle eingesetzt werden können. Auf Seiten der Mitarbeitenden werden erhebliche Ressourcen eingespart, da die manuellen Tätigkeiten für den analogen Briefversand wegfallen.

Darüber hinaus freut sich die Umwelt über einen digitalen Briefversand, da beispielsweise Wasser, Holz sowie CO² gespart werden können. Zudem liegen weitere Vorteile der elektronischen Dokumentenzustellung auf der Hand: Der elektronische Versand von Dokumenten geht nicht nur schnell, sondern ist vor allem rechtssicher. Außerdem können Dokumente in regelmäßigen Abständen automatisiert und mit Zustellnachweis versendet werden.

Wie funktioniert die digitale Dokumentenzustellung?

Es gibt Software-Anbieter wie d.velop, die die digitale Zustellung von Dokumenten einfach und verschlüsselt umsetzen. Bei dem Szenario der digitalen Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist es durch Schnittstellen zu bestehenden IT-Systemen möglich, diese Dokumente digital an Mitarbeitende zuzustellen – sicher und einfach mit Zustellnachweis.

Die Mitarbeitenden erhalten ein persönliches und cloudbasiertes Online-Postfach, über das die Abrechnungen per Web- oder App-Anwendung eingehen und von überall und jederzeit abrufbar sind. Darüber hinaus können die Dokumente auf Wunsch auch hybrid zugestellt werden. Das bedeutet, dass der postalische Versand an „nicht digitale“ Empfänger:innen ebenfalls erfolgen kann.

Ein Gastbeitrag der d.velop AG