Vertragsmanagement – Mehr als nur Überblick & Fristenkontrolle

Verträge bilden die Basis der täglichen Geschäftsbeziehungen, sowohl national als auch international. Dabei kann es sich um einfache, aber auch sehr komplexe Vertragsbeziehungen zwischen einzelnen Geschäftspartnern handeln, die sich immer wieder verändern und aktualisieren. Um euch vor Überraschungen zu schützen, müsst ihr jederzeit den vollen Überblick über alle Verträge haben.

Verwalten in Excel birgt viele Risiken

Vielleicht gehört ihr auch zu den Unternehmen, die noch mit Excel Listen arbeiten. Die geben eine möglichst vollständige Übersicht über Verträge und den aktuellen Status. Doch insbesondere zu Beginn eines jeden neuen Jahres wird immer wieder festgestellt, dass das Verwalten der Verträge in Excellisten nicht ausreicht. Zum Jahreswechsel laufen besonders viele Fristen aus und diverse Verträge verlängern sich automatisch, ohne dass ihr es vielleicht mitbekommt – eine Excelliste sendet schließlich keine automatischen Termin- und Fristenerinnerungen. So verlängern sich eure Handyverträge z.B. ungewollt um ein weiteres Jahr. Einmal automatisch verlängert, sind die Vertragspartner meist wenig kulant, sodass die Vertragsbeziehung unbeabsichtigt ein weiteres Jahr besteht. Hinzu kommt, dass die Verträge oftmals im Unternehmen in den verschiedenen Fachabteilungen zirkulieren, sodass es keine allgemeine Übersicht gibt, wo sich ein Vertrag befindet. Das ist nicht nur unwirtschaftlich und zeit intensiv, sondern kann auch teure Folgen für euch haben.

Digitales Vertragsmanagement für effiziente Verwaltung

Genau hier kommt eine Vertragsmanagement-Software zum Einsatz. Ein digitales Vertragsmanagement unterstützt euer Unternehmen bei der effizienten Verwaltung aller Verträge und verbannt unübersichtliche Aktenordner und unsortierte Papierstapel. Die Verträge werden zentral in einem Vertragsmanagement gepflegt. Durch eine automatisierte Fristenerinnerung werden keine Vertragsfristen mehr verpasst und gleichzeitig können Kosten eingespart werden. Denn die entstehen, wenn Fristen übersehen werden. Dies bestätigt zum Beispiel auch das Urlaubsportal urlaubsguru, das die Lösung control einsetzt: “Mit Hilfe von control Vertragsmanagement liegen uns Verträge aller Abteilungen in strukturierter Form vor und liefern eine übersichtliche Möglichkeit vertragliche Pflichten und Fristen einzusehen und zu bearbeiten, um betriebswirtschaftliche Entscheidungen gewissenhaft treffen zu können.”

Automatisierung der Papier getriebenen Prozesse

Durch ein professionelles Vertragsmanagement wird außerdem Zeit gespart, da die Vertragsinformationen strukturiert vorliegen. Durchlaufzeiten werden reduziert und eure Mitarbeiter und Kollegen können sich auf das eigentliche Kerngeschäft konzentrieren. Die unterbewusste Sorge, eine Vertragsfrist zu vergessen oder gar einen Vertrag gar nicht mehr auf dem Radar zu haben, wird durch eine digitale Vertragsverwaltung vollständig genommen. Für den Fall, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, kann bequem ein Nachfolger im Vertragsmanagement bestimmt werden, sodass keine Informationen verloren gehen.  Auch abteilungsübergreifend können mehrere Personen gleichzeitig Zugriff auf bestimmte Verträge haben und diese einsehen wann immer es gerade nötig ist. Ein digitales Vertragsmanagement schafft Transparenz und automatisiert die bisher Papier getriebenen Prozesse.

Quelle: pexels

Welche Aufgaben übernimmt ein Vertragsmanagement im Detail?

• Gibt einen Überblick über alle Verträge und Laufzeiten
• Beinhaltet eine Fristenkontrolle und Terminüberwachung
• Enthält eine automatisierte Erinnerungsfunktion inkl. Eskalationsstufen
• Einstellung von Intervall Benachrichtigungen möglich
• Berechtigungskonzept und Zugriffsbeschränkungen – Wer darf auf welchen Vertrag zugreifen?
• Hochladen von PDF-Dokumenten (Gescannter Originalvertrag)
• Suchen und Filtern nach Verträgen
• Protokollierung der Vertragshistorie – Wer hat was, wann am Vertrag verändert?
• Excel-Export und Auswertungen
• Mobilen und standortunabhängigen Zugriff auf die Verträge

Welche Vertragsarten können in einem Vertragsmanagement gepflegt werden?

Die Vertragsarten können individuell und je nach Bedarf angelegt werden. Dazu gehören z.B.:

• Mietverträge
• Wartungsverträge
• Kaufverträge
• Leasingverträge
• Leihvertrag
• Darlehensvertrag
• Pachtvertrag
• Dienstvertrag
• Werkvertrag
• und viele mehr

Was zeichnet ein Vertragsmanagement in der Cloud aus?

Eine Vertragsmanagement Software ist sowohl als Cloud, als auch als on-premise / Installation auf dem eigenen Server einsetzbar. Die Vorteile einer cloudbasierte Vertragsverwaltung liegen in der sofortigen Verfügbarkeit der Vertragsmanagement Software und dem Verzicht auf teure Installationen, Wartungen und Schulungen. Die Vertragsdaten befinden sich nicht mehr auf eurem eigenen, lokalen Rechner, sondern in der Cloud, d.h. auf einem sicheren Hochleistungs-Server. Da es sich bei Verträgen um vertrauliche Daten handelt, hosten die meisten Anbieter ihre Server in Deutschland. Sie unterliegen somit dem deutschen Recht und den strengen Sicherheitsvorgaben.

Hohe Flexibilität wird gewährleistet

Hinzu kommt, dass euch die Cloud die notwendige Flexibilität bietet, so viele User hinzu zubuchen wie gerade notwendig sind. Natürlich wird auch ein standortunabhängiger Zugriff auf die Vertragsdaten gewährleistet. Insbesondere in Zeiten von COVID-19 kann so auch das Tagesgeschäft aus dem Homeoffice problemlos und ohne Zeitverzögerung weiterlaufen. Es gibt unterschiedliche Vertragsmanagement Systeme, die in ihren Funktionen und Leistungen variieren. Es lässt sich jedoch festhalten, dass auch bereits bei einer kleinen Unternehmensgröße ein digitales Vertragsmanagement große Vorteile mit sich bringt.