Effizienter Datenaustausch – Anwenderbericht der Semcona GmbH

Seit nunmehr drei Jahren setzen wir bei semcona auf den sicheren Cloud-Service von TeamDrive. Zuvor arbeiteten wir mit einem NAS (Network Attached Storage). Der Nachteil an diesem war, dass sich alle Mitarbeitenden immer über einen VPN-Zugang einwählen mussten, um an die Daten zu gelangen. Der Wunsch nach einer einfacheren Lösung wurde größer, sodass wir uns nach einem Cloud Anbieter umschauten.

Datenaustausch bei der semcona GmbH

TeamDrive FilesharingQuelle: Semcona, René Gaens, Fotograf Dresden, Peoplefotografie

Robert Wauer, der Geschäftsführer der semcona GmbH erzählt wie seine Firma von TeamDrive profitiert hat

Als Digitalagentur unterstützen wir unsere Kunden in den Bereichen Digitale Marktforschung, Digitale Strategie und Digitaler Content. Um die bestmögliche Qualität zu garantieren, durchlaufen die einzelnen Arbeitsschritte teilweile mehrere Feedbackschleifen. Mit dem damaligen NAS standen wir vor mehreren Problemen. Zum einen war die VPN-Verbindung teilweise hinderlich, vor allem im Home-Office oder wenn von anderen Endgeräten aus gearbeitet wurde. Zum anderen ist beim Bearbeiten von Dateien schnell auf speichern geklickt und die alte Datei überspeichert. Nicht selten gingen dadurch Dokumente verloren.

Unsere Ansprüche an eine Cloud-Lösung

Eine optimalere Lösung musste her. Die Ansprüche und Wünsche der IT und Mitarbeitenden an eine Cloud waren schnell definiert:

• Datensicherheit, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• Datenspeicherung auf Servern nach deutschem Recht
• Nachvollziehbarkeit der Datenerstellung und Bearbeitung
• Möglichkeit der Personal Server Installation
• Gleichzeitige Datenbearbeitung
• Orts- und Geräteunabhängiger Zugriff
• Berücksichtigung der damals frisch beschlossenen DSGVO
• Hiesiger Support

Mit diesen machte sich die IT auf die Suche nach einem passenden Cloud Dienst für die semcona GmbH. Zunächst klingen die Erwartungen nicht hoch, doch schnell kam die Ernüchterung. Die Global Player unter den Cloud Anbietern wie Dropbox, GoogleDrive und OneDrive trafen nicht die Erwartung. Im Rahmen der Recherche stießen wir auf TeamDrive. Nach intensiver Beschäftigung mit dem vermeintlich kleinem Cloud Anbieter stand unsere Entscheidung schnell fest.

Von der Client-Lösung zum eigenen Server bei TeamDrive

Das erste Paket, welches die semcona GmbH bei TeamDrive nutze, war die Client-Lösung. Als die Speicherkapazität knapp wurde, wechselten wir Anfang 2018 auf den TeamDrive Personal Server. Von da an konnten wir unsere Client-Daten schnell und sicher In-House auf unserem eigenen Server speichern.

Einrichtung und Wartung von TeamDrive

Ab dem Zeitpunkt der Umstellung auf den Personal Server, war die IT selbst verantwortlich für Backups, Verfügbarkeit und die Administration des Servers. Die Einrichtung war einfach und unkompliziert. Als Backup haben wir noch einen zweiten Server im Einsatz und eine Wartung o.Ä. ist nicht notwendig. In regelmäßigen Abständen sollte nur geschaut werden, ob neue Updates verfügbar sind.

Einfache und unkomplizierte Bedienung

Ein wichtiger Punkt bei der Entscheidung für den richtigen Cloud-Anbieter war die leichte Bedienung. Wir wollten nicht, dass sich unsere Mitarbeiter aufwendigen Schulungen unterziehen müssen. Eine einfache und schnelle Einarbeitung in das neue System musste gewährleistet sein. TeamDrive bietet dieses ebenfalls. Jeder Mitarbeiter meldet sich online an und wird dann von unserem Admin in die relevanten Spaces eingeladen. Nach einer kurzen Einweisung unserer IT, ist der Arbeitsablauf mit TeamDrive innerhalb von fünf Minuten verständlich erklärt.

TeamDrive einfache Implementierung

TeamDrive ist smart und lässt sich schnell für alle Mitarbeiter einrichten | pexels.com/Startup Stock Photos

Sicherer und bequemer Datenaustausch mit TeamDrive

Mittlerweile nutzen wir bereits seit drei Jahren TeamDrive. Neue Mitarbeitende arbeiten sich schnell in die Funktionen des Cloud-Dienstes ein. Die Älteren freuen sich, dass Daten nicht mehr unbeabsichtigt verloren gehen, schnell gefunden werden und die Ordnerstruktur übersichtlicher ist. Denn TeamDrive bietet die Möglichkeit, Ordner, die nicht in Gebrauch sind, im lokalen Space auf dem PC zu deaktivieren. Alle haben, egal ob im Büro oder im Home-Office, jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Daten. Dank der vollständigen Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sind diese zudem geschützt und alle Datenschutzbedingungen werden vollständig eingehalten.

Schnelle Integration und Einarbeitung

Natürlich bedeutete die Integration von TeamDrive eine Veränderung, an die sich alle gewöhnen mussten. Es dauerte jedoch nicht lang bis alle Mitarbeitenden ihre Daten und Dokumente in den richtigen TeamDrive Spaces ablegten. TeamDrive bringt für uns eine höhere Effizienz in die alltägliche Arbeit.

Zu TeamDrive in unserem App Store

Synchronisieren leicht gemacht — Synchronisiert eure Daten zwischen verschiedenen Endgeräten – sogar offline. Das Teilen von Dokumenten, Bildern und Musik wird damit zum Kinderspiel.

Bildquellen

  • Foto Geschäftsführer Semcona: Semcona, René Gaens, Fotograf Dresden, Peoplefotografie
  • Headerbild TeamDrive Referenzbericht: shutterstock/Rawpixel.com