Ab in die Cloud: Das müsst ihr als KMU bei der Auswahl von Lösungen beachten

Mittlerweile sind die meisten Cloud-Ängste bei den KMU einer Begeisterung gewichen, auch dank der Einführung der DSGVO, die seit Mai 2018 die Verarbeitung Personen bezogener Daten EU weit regelt. Auch die Skepsis gegenüber international agierenden Anbietern ist gewichen, da die meisten von Ihnen mittlerweile über Rechenzentren in Europa verfügen. Der sicheren Nutzung einer Cloudlösung steht also nichts mehr im Weg.
Das Angebot an Anwendungen wächst daher stetig, was aber auch zur Folge hat, dass der Markt undurchsichtig wird. Für fast jeden Bereich im Unternehmen gibt es Software-as-a-Service- Lösungen, jedoch sind KMU häufig mit dem Auswahlprozess überfordert. Zu aller erst sollten Unternehmen analysieren, welches Ziel sie mit der Einführung einer neuen IT- Landschaft im Unternehmen verfolgen. Dabei stehen die Optimierung der Prozessabläufe und die Kostenoptimierung meist an erster Stelle. Welche Merkmale sonst noch zu beachten sind, haben wir für Euch einmal zusammengestellt.

Datenschutz und Datensicherheit

Wie oben schon beschrieben, verpflichten sich die Anbieter in der EU, die DSGVO einzuhalten, wovon Ihr als Anwender profitiert. Sobald eine Lösung gebucht wird, sollte man sich beim Anbieter um eine sogenannte Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bemühen. In dieser werden sowohl die Einhaltung des korrekten Umgangs mit der Speicherung von euren Kundendaten bestätigt, als auch definierte Backup- und Recovery-Prozesse garantiert.
Da das Thema in den Medien schon sehr prominent dargestellt wird, möchten wir uns aber eher dem praxisorientierten Teil der Auswahlentscheidung widmen.

Vertragsbedingungen/AGB´s

Kundenfreundliche Vertragsbedingungen sind wichtiger Bestandteil eines guten Angebotes. Hier sollen moderate Kündigungsfristen, im optimalen Fall von maximal 6 Monaten, gelten. Viele Anbieter bieten schon eine Frist von einem Monat an. Die AGB`s eines Anbieters sollten außerdem sauber definierte Haftungsregelungen enthalten. Diese käme z.B. bei einem Systemausfall zu tragen.

Kostenlose Testversionen

Smarte Anbieter stellen kostenlose Testversionen zur Verfügung. Dabei handelt es sich meist nicht um eine umfangreiche Variante, aber man bekommt einen guten Einblick in die Features der Lösung. Die Probe-Abos laufen in der Regel 2-4 Wochen, teilweise werden für wenige User auch dauerhaft kostenfreie Tools, die sogenannten Freemium Modelle angeboten. Das rechnet sich vor allem für Einzelkämpfer und kleinste Unternehmen. Bei allen Varianten ist aber darauf zu achten, dass die Testversionen automatisch enden und nicht in eine kostenpflichtige Version übergehen.

Skalierbarkeit

Seid Ihr ein schnell wachsendes Unternehmen? Oder habt Ihr viele Projekte, für die in einem bestimmten Zeitraum mehr Kollegen eingesetzt werden müssen? Dann solltet Ihr checken, ob Ihr die Userzahl jederzeit aufstocken und natürlich auch wieder minimieren könnt. Das muss sich natürlich in der Rechnung widerspiegeln (siehe Abrechnung).

Abrechnung

Die Preisstruktur sollte übersichtlich auf der Webseite des Anbieters dargestellt sein. In der Regel sind die Preise abhängig von der Anzahl der User (z.B. im Projektmanagement Tool), der Speicherkapazität (z.B. beim Datenmanagement) oder der benötigten Rechenzeit. Eine bedarfsbezogene Abrechnung ist von Vorteil, wenn Ihr in und mit unterschiedlich großen Teams arbeitet. Werden für ein Projekt kurzfristig mehr Kollegen eingesetzt, sollte es möglich sein, die User Zahl für diesen Zeitraum aufzustocken und nur für diesen Zeitraum abzurechnen.

Service

Cloud Lösungen gelten überwiegend als selbsterklärend. Trotzdem gibt es vor allem im ERP- und Controlling-Bereich immer wieder Nachfragen. Auch kleine Unternehmen, die keine eigene IT Abteilung haben, benötigen den Support des Anbieters. Stellt daher sicher, dass euer Wunschanbieter einen Service zu fest definierten Zeiten anbietet. Außerdem sollte eine Self-Service Unterstützung zur Verfügung stehen, z.B. Assisstenten, FAQ oder Tutorials für die Einführung und/oder den laufenden Betrieb. Im optimalen Fall wird noch ein persönlicher Ansprechpartner genannt.

Bereitstellung

Neben der Datenhaltung in einem rechtssicheren Raum ist es auch wichtig, dass die physische Infrastruktur, in der die Lösung läuft, durch Zugriffskontrollen gesichert ist. Es muss ebenfalls sichergestellt werden, dass die Lösung ständig verfügbar ist. Die meisten Provider garantieren eine Verfügbarkeit von über 99,9 %, was auf ein Jahr gesehen, eine Ausfallzeit von verkraftbaren wenigen Stunden ausmacht. Noch ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die volle Rechenleistung, auch bei einer vorübergehend hohen Transaktionslast, gewährleistet wird.

Referenzen

Schaut Euch die Referenzen auf den Webseiten an oder fragt den Anbieter gezielt nach Unternehmen, die erfolgreich mit ihrer Lösung arbeiten. Eine Referenz ist immer ein wirkungsvolles Plus und vertrauenswürdiger als eine positive Selbstdarstellung eines Anbieters.

Cloud Architektur

Die Lösung sollte eine browserbasierte Oberfläche und/oder eine App für mobile Endgeräte bieten. Es sollte gewährleitet sein, dass alle Kunden/Nutzer zu jeder Zeit mit dem gleichen Software Release arbeiten können. Die Anwendung wird automatisch bereitgestellt und der Kunde sollte die Einrichtung selbst vornehmen können.

Schnittstellen

Wie Anfangs schon erwähnt, wird in eurem Unternehmen eine Vielzahl an Lösungen benötigt und eingesetzt. Checkt einmal ab, ob es sogenannte APIs zu anderen Anwendungen gibt. Das erleichtert den Datenaustausch enorm, Ihr müsst z.B. Kundendaten aus eurem CRM nicht mehr eigenhändig in die Buchhaltung übertragen. Die Fehleranfälligkeit wird enorm reduziert.

Und zum Schluss – die innere Stimme und die Usability

Macht euch ein wenig schlau über das Unternehmen, mit dem ihr es zu tun haben werdet. Wie alt ist es, hat das Unternehmen schon ausreichend Kunden oder wurde die Lösung von unabhängigen Organisationen zertifiziert? Wie war der erste Eindruck der Webseite? Konntet Ihr Euch auf den ersten Blick vorstellen, einfach loszulegen? Hat das Design auf euch einen ansprechenden Eindruck gemacht? Habt Ihr das Gefühl, dass die Schnittstelle zwischen Euch und der Technik problemlos funktioniert? Wenn dies und der Großteil der Kriterien erfüllt sind, steht deiner Cloud nichts mehr im Weg.

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