Die Cloud im Unternehmen zu etablieren ist ein aufregender Schritt, der viele Veränderungen mit sich bringt. Welche Bereiche können in die Cloud verschoben werden und welche Lösungen bieten sich an? Dies sind nur zwei Fragen, vor denen Unternehmen und Teams stehen, die ins Cloud-Computing einsteigen wollen. Damit der Start gelingt, stellen wir euch in diesem Beitrag ein Cloud-Starterpaket vor, damit dem Arbeiten in der Wolke nichts mehr im Wege steht.

Veränderungen im Zuge der Digitalisierung scheinen auf den ersten Blick anstrengend und ungewiss. Doch beschäftigt man sich genauer mit dem Thema, sieht man, welche enormen Vorteile dahinter stecken. Einer dieser Bereiche ist das Cloud-Computing. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen können vom Wechsel auf Cloudlösungen enorm profitieren. Doch wie in vielen Bereichen, gibt es zu Beginn eines Projektes einige Fragezeichen. Aus diesem Grund wollen wir im heutigen Beitrag ein Cloud Starter-Paket vorstellen, mit dem der Wechsel in die Cloud zum Kinderspiel wird

Cloud im Unternehmen: Ein Starter-Paket für euren Erfolg

Damit euer Unternehmen richtig durchstarten kann, konzentrieren wir uns in diesem Beitrag vor allem auf Lösungen, die in administrativen Bereichen für Verbesserung sorgen. Dabei stellen wir euch ein CRM-System vor, ein Kollaborationstool aber auch eine Lösung, die hilft, effizient Rechnungen und Mahnungen zu schreiben.

Das CRM-System: Die Kunden-Kommandozentrale

Egal in welcher Branche, fast immer arbeiten Unternehmen mit Kunden zusammen. Daher ist ein einfaches aber effizientes CRM-System einer der wichtigsten Grundpfeiler für den Unternehmenserfolg. Mittlerweile gibt es viele Anbieter, die CRM-Lösungen im SaaS-Modell anbieten. Ein Anbieter ist die WICE GmbH aus Hamburg. Mit dem WICE-CRM könnt ihr den gesamten Sales- und Marketing-Prozess innovativ gestalten. Egal ob Marketingkampagnen über Newsletter, Angebote und Rechnungen schreiben oder effektiver Kundenservice — in WICE sind alle Faktoren gebündelt.

Schneller Einstieg

Nach dem Anmelden bei Wice CRM erhaltet ihr mit dem Dashboard eine persönliche Startseite mit  Sicht auf den Bereich Kundenmanagement: Termine, informativ gestaltete Reports, individuelle Darstellungen (Views), relevante Vorgänge, dazu anstehende Wiedervorlagen bzw. Projektaufgaben. Wiedervorlagen oder Aufgaben erhaltet ihr im Rahmen von Workflow-Prozessen automatisch durch das Kontakt- oder Projektmanagement. So sind  Zeit und Aufgaben optimal geplant und man hat alles im Griff.

Cloud im Unternehmen CRM System

Auf dem WICE-Dashboard werden alle Aktivitäten angezeigt. | ©WICE GmbH

Rechnungen aus der Cloud: So viel Spaß macht Gewinn

Auch Rechnungen lassen sich in Windeseile in der Cloud erstellen. Mit der Hilfe einiger Programme, dauert das Schreiben von Rechnungen nicht einmal mehr eine Minute. Dies ist zum Beispiel bei der Lösung Zervant der Fall. Im kleinen Paket können Unternehmen diesen Dienst sogar völlig kostenfrei nutzen. In der Premium-Version für größere Teams sind dann auch besondere Features wie zum Beispiel das Schreiben von Mahnbriefen enthalten. Zervant ist eine skalierbare Cloudlösung, die sich den aktuellen Bedürfnissen des Teams leicht anpassen lässt.

Alle Rechnungen im Überblick

Das System funktioniert ganz einfach: Markiert Rechnungen als bezahlt und seht direkt, welche Zahlungen überfällig sind und wo man noch einmal nachhaken sollte. Zudem können alle Kunden, Produkte und Dienstleistungen in einer Datenbank gespeichert werden. Es fehlt die Zeit, sie alle einzeln anzulegen? Kein Problem – diese lassen sich ganz einfach mit wenigen Klicks in Zervant importieren. Im kostenfreien Paket könnt ihr bis zu 10 Kunden abwickeln, unbegrenzt Rechnungen per Mail versenden, online bezahlen sowie von einem Kundensupport in fünf Sprachen profitieren.

Mit Zervant werden Rechnungen zum Kinderspiel | ©Zervant

Kollaboration über die Cloud: Effiziente Teamarbeit

Ein gut zusammenarbeitendes Team ist ein Garant für den Erfolg jedes Unternehmens. Und damit die Mitarbeiter und Kollegen gut zusammenarbeiten können, bieten sich Kollaborations- und Filesharing-Lösungen für diesen Effekt besonders gut an. Wir haben bereits viel über Lösungen wie zum Beispiel Microsoft Teams geschrieben. Heute dreht sich alles um die Lösung Teamplace.  Mit Teamplace arbeiten Unternehmen mit Kunden, Kollegen oder Externen einfacher und effizienter zusammen. Eröffnet für den Austausch so viele Teamplaces wie benötigt und erhaltet unbegrenzten Speicherplatz für beliebig viele Teammitglieder kostenlos. Dazu kommen nützliche Teamfeatures wie Datei-Kommentare und strikte Versionierung.

Echtzeit-Kommunikation

Kurze, schnelle Kommunikationswege sind das A und O jeder Teamarbeit. Mit Teamplace sind hochgeladene Dateien umgehend für alle Team-Mitglieder einsehbar. Mit der Kommentar-Funktion fügt man weitere Informationen hinzu, stellt Fragen oder startet Diskussionen. Dank des Activity Streams bleiben alle Kollegen stets über alle Änderungen informiert.

Cloud im Unternehmen Teamwork

Mit Teamplace können kleine Teams kollaborativ arbeiten | ©Teamplace Blog

Dokumentenmanagement: Kampf gegen Papierchaos

Ein Dokumentenmanagement trägt einen wichtigen Teil dazu bei, das Papierchaos im Büro ad acta zu legen. In der Cloud sind alle Dokumente gespeichert und können nach Bedarf von jedem Standort (je nach Freigabe) von jedem heruntergeladen werden. So spart das Team zum einem Papierkosten und zum anderem sind alle wichtigen Dokumente jederzeit verfügbar und können bearbeitet werden. Das alles könnt ihr auch mit der Phoenix Document Cloud der Firma iQuadrat.

Die Phoenix Documents Cloud

Die Lösung bietet alle Werkzeuge zur für den Einstieg ins Dokumentenmanagement und elektronischen Verwaltung von wichtigen Akten, Rechnungen und weiteren Geschäftsunterlagen. Die Automatik-Funktionen SmartIndexing und SmartClassify erleichtern dabei das Hochladen von Dokumenten. Archiviert können alle Dokumente schnell mittels Kategorien, Suchfiltern und Volltextsuche gefunden werden. Auch bei fehlender Verbindung zum Internet wird kontinuierliches Arbeiten möglich: Im Offlinemodus werden Dokumente gelagert. Sobald man wieder online ist, werden die gelagerten Dokumente dann in die Cloud übertragen.

Cloud im Unternehmen: Dokumentenmanagement

So sieht die Bedienoberfläche in Phoenix Documents aus | ©iQuadrat

Cloud im Unternehmen: Alles ist möglich

Die Cloud im eigenen Unternehmen zu etablieren ist ein spannender Vorgang. Prozesse werden optimiert und Mitarbeitern wird flexibles Arbeiten ermöglicht. Die hier genannten Lösungen sind nur ein Beispiel dafür, in wie vielen Geschäftsbereichen bereits innovative Lösungen auf dem Markt sind. Wie sieht es bei euch aus? Nutzt ihr schon die ein oder andere Lösung?

Bildquellen

  • Headerbild Cloud im Unternehmen: shutterstock/g-stockstudio