Durch die Digitalisierung hat sich der traditionelle Arbeitsplatz stark gewandelt. Physische Präsenz im Büro ist in immer weniger Unternehmen Pflicht, stattdessen wird Arbeit aus dem Home Office immer mehr zur Norm.

In vielen Abteilungen wird umgedacht und, gezwungenermaßen durch die Corona-Pandemie, immer mehr manuelle Prozesse werden digitalisiert. Das gilt auch für die Buchhaltung in deutschen Unternehmen. Bisher musste die Finanzabteilung beim Thema Digitalisierung eher hinten anstehen – Home Office war und ist für viele Finance Teams daher nicht möglich. Um die Buchhaltung erfolgreich aus dem Home Office heraus erledigen zu können, müssen die täglichen Aufgaben jedoch auch remote möglich sein.

Wie also sieht die digitalisierte Buchhaltung im Home Office aus? Welche Herausforderungen ergeben sich aus der räumlichen Distanz – und mit welchen Hilfsmitteln lässt sich diese Distanz überwinden? Wir haben ein paar Tipps, wie die Umstellung klappt.

Tipp: Next Level Accounting Podcast – Buchhaltung im Home Office: Geht das überhaupt?‍

Ausgangssituation in vielen Unternehmen

Man möchte zwar das Gegenteil annehmen, aber in den meisten deutschen Finanzabteilungen in Unternehmen laufen die Dinge immer noch analog. Digitale Unterschriften oder automatische Belegerfassung? Fehlanzeige. Stattdessen wird immer noch mit Unterschriftenmappen hantiert, Signaturen müssen persönlich erbracht und Papiere in die richtigen Zuständigkeiten überbracht werden. Das ist nicht nur aufwändig, fehleranfällig und teuer – schließlich muss für diese Aufgaben vor Ort Personal bereitstehen -, sondern auch aus der Zeit gefallen.

Vom papierlosen Büro oder dem Home Office sind die meisten Unternehmen noch weit entfernt. Der Wandel der Arbeitswelt geht jedoch immer mehr in Richtung hybride und mobile Arbeitsmodelle. Aufgaben, die vorher klassisch vor Ort erledigt wurden, müssen in Zukunft also auch in anderer Form möglich sein. Alternativen müssen her, um Abläufe zu digitalisieren.

Buchhaltung im Home Office: die Vorteile

Die Vorteile von Arbeit im Home Office liegen generell auf der Hand. Nicht nur für Personen, die in der Buchhaltung arbeiten, fallen teilweise lange Arbeitswege weg, man spart auch Zeit, Sprit oder das Geld für das S-Bahn-Ticket. Für Unternehmen ermöglicht es die Verkleinerung der gemieteten Bürofläche. Gerade Start-ups und kleine Unternehmen profitieren davon, dass sie weniger Arbeitsplätze vor Ort zur Verfügung stellen müssen.

Mitarbeiter:innen können sich dank Home Office eine bessere Work-Life-Balance schaffen. Auch Bewerber:innen, die nicht in der Nähe des Firmensitzes wohnen, können angestellt werden – ein wichtiger Punkt beim Thema Wettbewerbsfähigkeit. Immer mehr Arbeitnehmer:innen legen Wert auf flexible Arbeitsmodelle und entscheiden sich bewusst für Unternehmen, die solche Möglichkeiten bieten.

Für die Buchhaltung fallen, wenn man digital und im Home Office arbeitet, tatsächlich viele klassische Probleme weg. Unterschriftenmappen herumtragen? Nicht mehr nötig, wenn man Rechnungen auch digital prüfen und freigeben kann. Vor Ort sein muss man dann auch nicht mehr. Auch die berühmte Jagd auf Belege, bei der man Kolleg:innen hinterher rennen und sie an die Einreichung erinnern muss, kann vereinfacht werden. Mittels Rechnungsmanagement-Software kann man Belege nicht nur bequem hochladen, sie können auch mittels OCR-Technologie ausgelesen werden.

Die Einhaltung von Budgets lässt sich mit nur wenigen Klicks prüfen, die Einnahmen und Ausgaben können ohne großes Suchen nach der letzten Bilanz in einer Buchhaltungssoftware eingesehen werden. Rückfragen zu einzelnen Rechnungen stellt man dann einfach im Chat der Software, alternativ können Dokumente mit Kommentaren und Anmerkungen versehen werden.

Insgesamt fallen durch Home Office und digitalisierte Buchhaltung weitaus weniger Kosten für Druckerpapier, Tinte oder Ordner an. Ein digitales, bzw. papierloses Büro schont außerdem die Umwelt. Digitale Prozesse in der Buchhaltung wirken sich zudem positiv auf Geschäftsbeziehungen aus – durch automatisierte, zuverlässige Zahlungen wird keine Frist mehr verpasst, das Unternehmen kann Skonto ziehen und die Lieferanten sind zufrieden. Eine Win-Win Situation für beide Seiten.

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Herausforderungen in der Buchhaltung im Home Office

Die Umstellung auf die Arbeit im Home Office ist nicht für alle einfach. Digitale Lösungen setzen eine gute Einarbeitung voraus, damit jede:r sie versteht und die Gewöhnung an neue Abläufe braucht auch ihre Zeit. Die Buchhaltung ins Home Office zu verlagern bedeutet außerdem ein paar spezielle Herausforderungen.

Wichtige Daten können aus Versehen gelöscht werden

Einmal auf die falsche Taste gekommen – zack – die Datei ist weg! Um solche Probleme zu vermeiden, kann man eine digitale Lösung verwenden, die Daten zuverlässig archiviert und das Löschen etwas schwieriger gestaltet, etwa durch Eingabe eines Passwortes. Im Rechnungsmanagementsystem lassen sich außerdem Verantwortlichkeiten und Zugriffsberechtigungen zuweisen, so dass nicht jede:r auf bestimmte Daten zugreifen, bzw. diese bearbeiten kann. Zusätzlich sollten für die Mitarbeiter:innen im Home Office detaillierte Anweisungen jederzeit verfügbar sein.

‍DSGVO wird nicht beachtet

Klar, nicht jeder Messengerdienst, Mail-Provider oder Cloud-Service entspricht den DSGVO. Praktische Lösungen dafür sind allumfassende Systeme, die Speicherung, Chat und Datenaustausch unterstützen und DSGVO-konform funktionieren. Bei Nichteinhaltung der DSGVO können hohe Geldbußen von bis zu 20 Millionen EUR oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes im vorherigen Wirtschaftsjahr auf das Unternehmen zukommen.

‍GoBD muss eingehalten werden

Im Home Office kann die Einhaltung der GoBD eine Herausforderung sein. Digitale Lösungen und eine digitalisierte Finanzbuchhaltung helfen jedoch dabei, auch auf Distanz GoBD-konform zu arbeiten und Dokumente zu archivieren. Elektronisch eingegangene Rechnungen gelten zum Beispiel als Original und können digital abgelegt werden. Ein Ausdruck ist dann nicht erforderlich. Auch digitale Bestellbestätigungen und Ausgangsrechnungen lassen sich im Home Office gut bearbeiten und ablegen.

Mitarbeiter:innen müssen technische Probleme alleine lösen

Technische Probleme kann es leider immer geben. In den Büroräumen steht allerdings meistens ein:e IT-ler:in zur Verfügung, der:die direkt helfen kann. Im Home Office müssen Mitarbeiter:innen mit hoher Wahrscheinlichkeit länger auf den technischen Support warten , ihre Probleme am Telefon schildern und die Anweisungen der IT selbst umsetzen. Gerade für weniger technik-affine Mitarbeiter:innen kann das schwierig sein.

Die Buchhaltung remote erledigen – Tipps

Die Buchhaltung vieler Unternehmen läuft immer noch manuell. Physische Ordner und Dokumente in Papierform sind vielerorts immer noch an der Tagesordnung. Die Umstellung auf Home Office klingt also erst mal nach einer großen Herausforderung.

Für die Buchhaltung im Home Office gilt: die Buchhaltung muss generell digital ablaufen können. Geeignete Software und entsprechende Infrastruktur muss vorhanden sein. Eine solide Rechnungsmanagement-Software wie CANDIS kann den Grundstein legen, sodass man sich nach und nach von Aktenordnern und Papierstapeln verabschieden kann.0:0

Ein paar weitere Tipps für die erfolgreiche Buchhaltung aus dem Home Office:

  • Sich von Papier verabschieden: Papierbasierte Prozesse sollten nach und nach abgeschafft, bzw. in digitale Prozesse umgewandelt werden. Tipps hierzu gibt’s in unserem Artikel zum papierlosen Büro.‍
  • Automatische Reminder: Nicht nur für Fristen, sondern auch für andere Aufgaben eignen sich automatisierte Reminder. Innerhalb einer Buchhaltungssoftware lassen sich die ganz einfach einstellen und sorgen dafür, dass man seine Aufgaben immer im Blick hat.
  • Texterkennung anwenden: Im Belegmanagement remote lohnt es sich, mit OCR-Software zu arbeiten. Dabei wird ein Beleg samt Belegdaten automatisch ins System eingelesen – ohne lästiges Abtippen. So passieren weniger Fehler und die Mitarbeiter:innen können auf eine digitalisierte Rechnung zugreifen und sie weiter bearbeiten.
  • Kommunikation vereinfachen: Zu viele Tools nerven irgendwann. Deswegen lohnt sich ein Rechnungsmanagement-System mit integrierter Chat- oder Kommentarfunktion. Dadurch wird die Klärung von Rückfragen deutlich vereinfacht.
  • Digitale Unterschriften etablieren: Statt eine Datei auszudrucken, zu unterschreiben und wieder einzuscannen, kann man in der digitalen Finanzbuchhaltung auch digitale Signaturen normalisieren. Mit der richtigen Anwendung wird sichergestellt, dass auch eine digitale Unterschrift gültig ist.
  • Alle wichtigen Dokumente digital bereitstellen: Am einfachsten ist es, Cloud-Services zu nutzen. Statt auf on-premise Softwares zu setzen, sind bei cloud-basierten Softwares Dateien von jedem Ort auf der Welt und rund um die Uhr zugänglich.
  • Ein zentrales Postfach einrichten: Vor allem für eingehende Rechnungen, aber auch für sonstige Fragen an die Finanzbuchhaltung, sollte ein zentrales Postfach, bzw. ein zentraler Rechnungseingang eingerichtet werden. So kommen alle Eingangsrechnungen gesammelt an und können per Mausklick in die Buchhaltungssoftware importiert werden. Verloren geht so keine Rechnung mehr.
  • Auf die Kompatibilität achten: Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools auf dem Markt, die spezielle Funktionen erfüllen. Aber nicht alle Tools lassen sich miteinander verbinden. Oftmals sind hier passgenaue Lösungen vorteilhafter, die genau auf die komplexen Bedürfnissen des Unternehmens abgestimmt sind.

Fazit

Für viele Unternehmen ist die Umstellung auf digitale Abläufe ein gutes Stück Arbeit. Aber es lohnt sich: Die Zahl an potenziellen kompetenten Bewerber:innen wächst, es werden Kosten für Bürofläche und Material gespart. Im Grunde gilt für die digitale Buchhaltung im Home Office: as simple as possible. Je weniger Tools, je kürzer die Kommunikationswege und je klarer die Aufgabenbereiche, desto besser. Das beugt Missverständnissen, doppelten Bearbeitungen und fehlenden Dateien vor. Die Offenheit für die Einführung digitaler Lösungen ist dafür sehr hilfreich. Rechnungsmanagement-Systeme wie CANDIS können den Grundstein legen für erfolgreiche Buchhaltung aus dem Home Office heraus.

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