Erfolgsgeschichte: Mit Sage zur smarten Lohnabrechnung

Mit diesem Beitrag starten wir unsere neue Beitragsreihe “Begeisterte Stimmen“. In Beiträgen dieser Art wollen wir euch Success-Stories von Kunden unserer smarten Lösungen näher bringen, um euch zu zeigen, wie andere bereits vom Umgang mit Cloudlösungen profitiert haben. Zum Einstieg haben wir eine Erfolgsgeschichte der Dasein Hauskrankenpflege Kladow GmbH aus Berlin, die dank der Sage Lohnabrechnung Plus aus der Sage Business Cloud ihre Lohnabrechnung smart gemacht haben. Dieser Referenzbericht wurde uns freundlicherweise von der Firma Sage zur Verfügung gestellt.

Individuelle Pflege

Bereits seit 1997 bietet die Dasein Hauskrankenpflege Kladow GmbH individuelle Krankenpflege an. Fachgerechte, bestmögliche Pflege und Unterstützung sind für  das Berliner Familienunternehmen oberstes Gebot; die Erhaltung, Verbesserung und Wiederherstellung individueller Lebensqualität das Credo. Dabei setzt das Berliner Unternehmen auf Nähe zum Patienten und begrenzt seinen Wirkungskreis auf den Bereich Kladow, Gatow, südliches Spandau und Groß Glienicke. 35 Mitarbeiter sorgen dafür, dass Pflege- und Hilfebedürftige in diesem Umkreis vertrauensvoll und freundschaftlich Unterstützung erhalten – und setzen dabei auf ein Höchstmaß an Professionalität sowie Respekt vor den individuellen Bedürfnissen jedes einzelnen Patienten.

Stressfaktor Lohnabrechnung

Um die Lohnabrechnung der Mitarbeiter kümmerte sich bis zum September 2017 ein externes Steuerbüro. Bei der Vielzahl der zu berücksichtigen Einzelfälle (von Minijobs über Vollzeitkräfte bis hin zu Aushilfen auf 450 €-Basis) kam es gelegentlich zu Fehlern in der Abrechnung, was zu zusätzlichem Aufwand im Betrieb führte. Als Alternative entschloss man sich bei der Dasein Hauskrankenpflege, Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus auszuprobieren. Von dieser Entscheidung profitieren mittlerweile sowohl Geschäftsführung als auch Mitarbeiter.

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Arbeitet smart, nicht hart — auch bei der Lohnbuchhaltung | ©pexels/Breakingpic

Aus der Testphase direkt in den Echtbetrieb

„Bei der Testnutzung von Lohnabrechnung Plus haben wir recht schnell gemerkt, dass in unseren Lohnabrechnungen gelegentlich Fehler auftraten“, sagt Helmut Stolz, ehemaliger Geschäftsführer und verantwortlich für die Lohnabrechnung bei der Dasein Hauskrankenpflege. „Ich bin kein Lohnbuchhalter, aber mit der Software war es recht einfach, die entsprechenden Fehlerquellen auszumachen und zu beseitigen. Gerade bei Sonderfällen wie Altersvorsorgen oder stundenweisen Abrechnungen kann die korrekte Abwicklung knifflig sein. Nach der Eingabe unserer Firmen- und Stammdaten und den ersten
Testabrechnungen wurde schnell deutlich, dass es sich bei Lohnabrechnung Plus um
ein gut durchdachtes und ausgereiftes Produkt handelt.“

Komplette Lohnabrechnung in Rekordzeit

Natürlich treten bei der erstmaligen Nutzung einer Lohnsoftware Fragen auf. „Der Support seitens Sage war hier hervorragend. Die Mitarbeiterin, mit welcher ich den Erstkontakt hatte, hat mit unendlicher Geduld, unglaublichem Know-how und auch
aktiver Mithilfe dafür gesorgt, dass keine Frage offen und kein noch so kleines Problem ungelöst blieb. Ich wünschte, der Service anderer Softwareanbieter wäre von gleicher Qualität. Jedenfalls haben wir im Anschluss an die Testphase direkt unsere erste echte Lohnabrechnung durchgeführt. Es passte alles, obwohl wir mitten im Jahr den Wechsel vorgenommen haben.“Auch in puncto Daten- und Rechtssicherheit fühlt Helmut Stolz sich bei Sage gut aufgehoben. „Sage ist eine sehr sorgfältige Firma. Als alter Datenverarbeiter musste ich feststellen, dass sich viele Firmen nicht an die gesetzlichen Vorschriften zur Datenverarbeitung halten. Allein die Tatsache, dass Sage ganz selbstverständlich einen Vertrag zur Datenverarbeitung angeboten hat, hat mich positiv überrascht. Einem solchen Unternehmen kann man auch sensible, personenbezogene Daten ruhigen Gewissens anvertrauen.“

Geringer Aufwand in der Lohnbuchhaltung

„Ich erledige die komplette Lohnabrechnung in unter zwei Stunden“, beschreibt Stolz den Aufwand, den er mit Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus einmal monatlich aufbringt. „Das ist natürlich dann auch ein wirtschaftlicher Faktor. Wir möchten niemanden extra für diese Arbeit einstellen. Und wenn wir die Abwicklung einem externen Dienstleister übertragen, ist der finanzielle Aufwand um einiges höher.“ Da das Unternehmen bald in die dritte Familiengeneration geht, traut sich Stolz die
Weitergabe der notwendigen Schritte für die korrekte Lohnabrechnung an seinen Enkel ohne weiteres zu. „Wir sind es gewohnt, zusammen zu arbeiten. Die Vermittlung der grundlegenden Funktionen der Software ist nach meiner Einschätzung von einem an den anderen Nutzer ohne Weiteres möglich, auch wenn man keine Vorkenntnisse in diesem Bereich hat. Und falls Probleme auftauchen, haben wir einen erstklassigen Support an der Hand.“ 

Unabhängig von Ort und Zeit

Helmut Stolz ist viel unterwegs. Telework ist für den 69jährigen kein Fremdwort. Bei längeren Auslandsaufenthalten sowie auch von zu Hause arbeitet er vom Laptop aus.
„Wichtig bei unserer Entscheidung für Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus war
das Cloud-Modell. Ich wollte keine Festinstallation, sondern eine Lösung, die ich von
jedem Rechner der Welt aus nutzen kann. Das ist mit Lohnabrechnung Plus problemlos
möglich.“Auch in Zukunft möchte Helmut Stolz die Lohnabrechnung für die Dasein Hauskranken-
pflege in den Händen des Betriebs wissen. „Mein Sohn und mein Enkel werden nach
meiner Einweisung selbständig mit dem Programm arbeiten müssen, da ich dann für
einige Monate nicht zur Verfügung stehe. Da sehe ich allerdings mit Sage Business
Cloud Lohnabrechnung Plus kein Problem. Nach meiner Rückkehr kann ich mich
wieder einbringen, diese zwei Stunden monatlich kann ich ohne weiteres aufwenden.“