Schönes Wetter mit Dokumentenmanagement aus der Cloud

Die Nachfrage nach Cloud-Lösungen steigt – auch im Bereich Dokumentenmanagement. Denn spätestens seit dem Sturm der Pandemie und der Notwendigkeit, von heute auf morgen aus dem Homeoffice auf Dokumente zugreifen zu können, gab es kaum Alternativen. Viele Unternehmen fragten daher nach sofort einsetzbaren Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Doch auch über die Krise hinaus hat diese Art des Dokumentenmanagements dem Digitalisierungs-Enabler Caya zufolge Potenzial, On-Premises-Software den Wind aus den Segeln zu nehmen.

„Zeitgemäße DMS aus der Cloud bieten inzwischen alle Möglichkeiten zur effizienten Verwaltung und zum Organisieren von Dokumenten“, begründet Caya-Geschäftsführer Alexander Schneekloth.

Die Spanne beginnt beim digitalen Empfang sämtlicher benötigter Dateien, von gescannter analoger Eingangspost oder digitalisierten Akten, die über einen Dienstleister zur Verfügung gestellt werden. Sie führt weiter über digital zugeschickte Dokumente wie Eingangsrechnungen und Abrechnungen und reicht bis hin zu selbst erstellten Dokumenten, etwa Ausgangsrechnungen und Anschreiben an Kunden.

Letztere lassen sich via Schnittstellen automatisch importieren. Einmal in der Cloud gespeichert, werden sämtliche Bearbeitungsschritte während des gesamten Lebenszyklusses nachvollziehbar dokumentiert.

Informationen direkt nutzen

Intelligente Machine-Learning-Technologien übernehmen selbstständig viele Schritte der Dokumentenverarbeitung. Dazu zählen eine Texterkennung mittels OCR und eine automatische Datenextraktion, die Informationen wie Absender, Betreff, Rechnungsbetrag, Zahlungsempfänger, IBAN, BIC, Überweisungszweck etc. erkennt. Zudem kann die Technologie eingehende Dokumente automatisch klassifizieren. Dies vereinfacht den Anwendern die Arbeit. Sie haben unmittelbar einen aktuellen Überblick.

Quelle: caya

Nutzer des DMS können zum Beispiel einfach nach Dokumentenart filtern und die gewünschten Schritte einleiten. Dazu zählt auch für digitalisierte Print-Dokumente die Volltextsuche, um sich bestimmte Dateien, etwa Rechnungen, in einer definierten Zeitspanne oder Dokumente eines Absenders, anzeigen zu lassen. Darüber hinaus stehen ihnen Optionen wie das Bearbeiten und ggf. digitale Unterschreiben von Dokumenten zur Verfügung. Sogar das Bezahlen von Rechnungen lässt sich direkt aus einem DMS heraus bewerkstelligen – mittels Schnittstelle zu einem entsprechenden Dienst.

Ein System für alle Dokumente

Dabei müssen die Mitarbeiter nicht immer selbst tätig werden. „Weil die Informationen im DMS digital vorliegen, lassen sich viele Prozesse zu einem hohen Grad automatisieren“, sagt Alexander Schneekloth. Auch andere Anwendungen können auf das System zugreifen. Integrationen ermöglichen zum Beispiel das maschinelle Weiterleiten bestimmter Dokumente an die verwendete Buchhaltungslösung, ins Archiv oder den Postkorb eines Mitarbeiters im Kundenservice. Damit brechen himmlische Zeiten an. Denn alle Dokumente können sich automatisch an dem Ort befinden, an dem sie benötigt werden – ohne Suchen, Hin- und Herschicken oder Nachfragen.

Das DMS fungiert als Single Point of Truth. Das bedeutet: Sowohl Menschen als auch Software nutzen dieselben aktuellen Daten, unabhängig davon, von welchem Ort oder mit welchem Endgerät sie auf das System zugreifen. Dadurch wird nicht nur eine einfache Zusammenarbeit über verteilte Standorte hinweg möglich. Es gibt ferner keine Dubletten, die Quellen vieler Fehler sind. Dadurch können Unternehmen die Qualität ihrer Arbeit und in der Folge die Kundenzufriedenheit deutlich verbessern. Dabei sparen sie gegenüber einer herkömmlichen manuellen Dokumentenverarbeitung jede Menge Aufwand und Zeit. Denn Aktivitäten wie Herumstochern im Nebel, welche Version die neueste ist und das Abtippen von Informationen entfallen.

Minimaler Aufwand

Viele DMS in der Cloud stehen in puncto Sicherheit On-Premises-Lösungen in nichts nach. Eine verschlüsselte Datenübertragung ist genauso Standard wie eine stark verschlüsselte Speicherung und Sicherung der Daten. Zudem gibt es viele Lösungen, die in deutschen Rechenzentren gehostet werden, sodass ein DSGVO-konformes Arbeiten gewährleistet werden kann. Dabei überzeugen DMS aus der Cloud gegenüber anderen Lösungen durch minimalen manuellen Aufwand. Unternehmen müssen sich um keine Updates und Wartungen der Hardware kümmern. Sie arbeiten immer mit aktueller Technologie. Hinzu kommt, dass diese sofort einsatzbereit ist und keine hohen Investitionskosten anfallen. Bezahlt wird nur, was benötigt wird – ein klares Plus in Sachen Skalierbarkeit und eine gute „Vorhersage“ in Zeiten der Unsicherheit.

Damit Unternehmen und Organisationen bestmöglich vom Dokumentenmanagement aus der Cloud profitieren und gewissermaßen unter Hochdruck arbeiten können, sollten sie nach Empfehlungen von Caya folgende Checkliste berücksichtigen:

Quelle: caya

Checkliste für DMS aus der Cloud

• Auf das „Wetter“ schauen – fachliche sowie organisatorische Anforderungen definieren und Lösung danach auswählen
• Die Formation berücksichtigen – sprich: die benötigten Import- und Export-Schnittstellen
• Nicht träumen, sondern möglichst alle Dokumente digitalisieren und ins DMS importieren – Post, Rechnungen, Altakten, Verträge, Kundenkommunikation etc.
• CRM, ERP, Buchhaltung usw. verbinden
• Auf mobilen Zugriff zum DMS achten
• Prüfen, ob das DMS Dokumentenstandards unterstützt, OCR anwendet und selbst lernende KI einsetzt
• Rechtskonformität sicherstellen, zum Beispiel durch Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Überarbeitung der Verfahrensdokumentation, verschlüsselte Datenspeicherung und -übertragung etc. (Arbeiten nach GoBD, DSGVO)
• Leistungen in Service Level Agreements festhalten
• Anbieter mit gut erreichbarem Support auswählen
• Digitale Workflows definieren
• Mitarbeiter schulen
• Die Atmosphäre – die Usability – im Blick haben

Mit allen Aspekten im Blick sind Unternehmen auf jede Wetterlage gut vorbereitet, woher sie auch kommen mag.