Umstellung auf virtuelle Telefonanlagen

Eine virtuelle Telefonanlage oder Cloud Telefonie bietet viele Vorteile. Ein ortsgebundener Server ist nicht notwendig, die Systeme werden auf den Servern des Anbieters installiert, ganz unabhängig vom Standort eures Unternehmens oder eurer Mitarbeiter. Welche Vorteile gibt es noch?

Keine spezielle Hardware nötig

Ganz unkompliziert kann man Cloud Telefonie mit dem Smartphone, PC oder VoIP-fähigem Telefon starten. Mit diesen Geräten können alle Funktionen der Anbieter genutzt werden. Analoge Telefone können zwar mittels eines Adapters angeschlossen werden, jedoch sind hierbei nicht alle Features der Anbieter umsetzbar, aber gerade diese machen die Cloud Telefonie so attraktiv.

Eine schnelle Internetverbindung ist Grundvoraussetzung und sehr wichtig für störungsfreie Verbindungen. Man darf nicht außer Acht lassen, dass über die Leitungen nicht nur telefoniert wird. Die Internetverbindung wird auch für die reguläre Computernutzung beansprucht. Die benötigte Bandbreite sollte also großzügig berechnet und mit bedacht werden.

Virtuelle Telefonanlagen sind enorm flexibel

Cloud TK Anlagen sind nicht nur für kleine- und mittelständische Unternehmen sinnvoll. Auch für Großunternehmen bieten sie viele Vorteile. So muss bei der Auswahl eines Anbieters nicht im Vorfeld festgelegt werden, wie viele Teilnehmer die Anlage nutzen. Das ist besonders für schnell wachsende Unternehmen wichtig, die neue Mitarbeiter sofort und unkompliziert an die Anlage anbinden. Laut Anbieter vio:networks ist „die Telefonanlage aus der Cloud für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) ab 3 Mitarbeitern gleichermaßen geeignet wie für große Unternehmen mit bis zu 5000 Mitarbeitern“. Empfehlenswert ist lediglich, direkt beim Start eine ausreichende Anzahl an Durchwahlnummern zu reservieren.

Schnell einrichten

Die Cloud Telefonie Anlage ist in der Regel ohne umfangreiches Fachwissen startbereit. So verspricht zum Beispiel fonial „die Einrichtung der Telefonanlage innerhalb weniger Minuten“. Hilfestellung erhält man von Einrichtungsassistenten, Videos oder auch der Hotline. Viele Anbieter klären Fragen direkt am Telefon und nehmen auch Einstellungen für die Anwender vor.

Quelle: Placetel-Broadsoft

Bis zu 150 Funktionen

Anbieter Placetel bietet bis zu 150 Funktionen an, damit kann eine herkömmliche Telefonanlage nicht annähernd mithalten. Allein die Möglichkeiten bei den Grundfunktionen gehen weit über die Möglichkeiten von Telefonanlagen aus dem ISDN Zeitalter hinaus. Zu den einfachsten Basisfunktionen gehören:

• Halten (Anrufer hört Wartemusik)
• Makeln (Während der Halte-Position zusätzliche Anrufe starten und hin- und herwechseln)
• Transfer (Gesprächspartner an Kollegen weiterleiten)
• Telefonkonferenzen (Audiokonferenzen mit bis zu 50 Teilnehmern steuern)
• Pickup (Anruf eines Kollegen der verhindert ist, zu sich holen)
• Anrufweiterleitung (feste Umleitungen einrichten oder dynamische Umleitungen aktivieren)

Neben diesen Basisfunktionen gibt es noch diverse weiter Features, die bei den meisten Anbietern kostenfrei auch schon in Starter Paketen enthalten sind.

Wichtige Funktion: Integrationen zu anderen Lösungen

Eine Integration mit anderen Anwendungen ist sehr sinnvoll, vor allem eine Integration zu einem CRM-System, was mittels einer API auch recht schnell realisierbar ist. Sipgate bietet beispielsweise zu CRM Anbieter Pipedrive eine nahtlose Telefonintegration in die CRM Software. Anrufe können direkt aus den Kontakten gestartet werden. Ihr telefoniert wie gewohnt, müsst aber keine Nummer eintippen. Aus dem CRM werden Informationen zum Kontakt detailliert angezeigt, somit geht ihr immer top informiert in die Gespräche hinein. Die benötigte Zeit zum Nachfassen und zur Vorbereitung eines Gesprächs wird durch die Integration deutlich verkürzt und alle Anrufe werden direkt automatisch in Pipedrive protokolliert.

Was bedeutet Unified Communication und Collaboration

Die Basisfunktionen sind also nur ein kleiner Teil dessen, was eine virtuelle Telefonanlage leisten kann. Es gibt noch die sogenannte Unified Communication und Collaboration (UCC), was „vereinheitliche Kommunikation“ bedeutet. Verteilte Arbeit in Teams und schlechte Erreichbarkeit von Teammitgliedern werden Geschichte, die integrierten Kommunikationsstrukturen verbessern die Kommunikation und die Interaktion zwischen den einzelnen Teilnehmern oder Teammitgliedern.

Quelle: pexels

Videokonferenzen, Desktop- und Screensharing und Aktivitätsstatus innerhalb des Cloud-Systems lassen sich ebenfalls ohne weitere externe Software durchführen. Gängige Funktionen sind:

• Integrierte Faxfunktionen (Web2Fax – Fax2Mail – Fax App)
• Screensharing (Demonstrationen und Präsentationen werden in Echtzeit an ganze Projektteams an unterschiedlichen Standorten übertragen)
• Video Konferenzen (mit wenigen Klicks können spielend einfach HD Video-Konferenzen in hoher Wiedergabequalität aufgebaut werden)

Immer ortsunabhängig, hochverfügbar und sicher

Solange Ihr eine Internetzugang habt, können Cloud Telefonfunktionen überall und jederzeit genutzt werden. Ob im Büro, im Homeoffice oder im Ausland, mit dem Smartphone oder dem Laptop ist man stets verfügbar. Man benötigt also keine eigene Telefonanlage, die TK Anlage wird vom Anbieter in einem (eigenen) Server betrieben. Das bedeutet mehr Effizienz für euch als Anwender, denn ihr müsst euch keine Gedanken über Installation, Platz, Sicherheit und Zuverlässigkeit machen.

Unsicherheiten in Bezug auf das Voice over IP (Sprachübertragung online über Internet) gibt es schon, die Sicherheit ist den Cloud TK Anbietern aber genauso wichtig wie den anderen Lösungsanbietern. Zum Thema Sicherheit sei noch angemerkt, dass zusätzlich zur DSGVO für die Anbieter noch das Telekommunikationsgesetzt bindend ist, das weit über die Anforderungen der DSGVO hinausgeht.

Übersichtliche Kosten

Einsparungspotential gibt es schon eine Menge, da keine Hardware benötigt wird, die in der Regel auch veraltet und ausgetauscht werden muss. Bei den meisten Anbietern gibt es eine monatliche geringe Grundgebühr (Placetel und fonial 2,90€) jeweils mit unbegrenzten Rufnummern. Berechnet werden auch nur die Nebenstellen, die tatsächlich genutzt werden, zusätzliche Leistungen können zum Beispiel laut nfon „auch unkompliziert und kurzfristig up- oder downgegraded werden, je nach den aktuellen Bedürfnissen“. Fonial bietet zu diesem Tarif rund 100 Funktionen, Placetel rund 150 Features. Spart man als Kleinunternehmer die Grundgebühr wie bei fonial free oder Placetel (bis zu 3 Mitarbeitern), werden jedoch die Einzelverbindungspreise wesentlich teurer.

Bei den Einzelverbindungen liegen die Preise bei den von uns angeschauten Anbietern alle im gleichen Preissegment. So liegen die Verbindungspreise ins deutsche Festnetz zwischen 0,9 Cent (nfon) und 1 Cent bei fonial, placetel und vio:networks. Für Verbindungen ins Mobilfunknetz gibt es auch nur unrelevante Abweichungen zwischen den verschiedenen Anbietern. Flatrates gibt es in der Regel für alle Nebenstellen. Auch die kann man im Kundenkonto bequem zu den Optionen hinzufügen. Diese werden pro aktivierte Rufnummer berechnet und liegen jeweils bei rund 10 €/Rufnummer.

Telefoniert man viel nach Übersee, sollte man sich mit den Verbindungspreisen etwas genauer beschäftigen. Für die Kommunikation ins Ausland könnt ihr aber auf die beschriebenen UC Tools zurückgreifen, mit denen ihr zum Beispiel auch kostenlose Videokonferenzen durchführen könnt.

Quelle: Tixeo

Fazit

Die Lösungen sind so umfangreich, dass wir hier nur einen groben Überblick über die Vorteile der Cloud Telefonie geben können. Aber es gilt, virtuelle Telefonanlagen sind aus einem modernen Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Büronummer immer zur Hand, kein klobiges Faxgerät mehr notwendig, Flexibilität in der Abrechnung und bei der Skalierberkeit der Lösung, und dies monatlich, hoch und runter.

Welcher Anbieter jedoch für Eure Bedürfnisse der geeignete ist, dazu müsstet ihr euch einen kleinen Anforderungskatalog zulegen und einmal 3-4 Lösungen miteinander vergleichen. Alle Lösungen gibt es als kostenlose Testversion, also ohne Verpflichtung einfach mal testen!

Wer sich noch nicht von seiner herkömmlichen Telefonanlage trennen möchte, kann mit sogenannten Collaboration Tools Abhilfe schaffen. Teamarbeit wird wie bei Tixeo – oder circuit durch die Kombination von Audio-, Video- und Screen-Sharing mit permanenten Messaging- und Content-Sharing-Funktionen schon enorm verbessert.