Während die Begriffe „Digitalisierung“ und „Projektmanagement“ eine feste Definition besitzen, ist die Symbiose der beiden Worte zu „Digitalisiertes Projektmanagement“ für KMU ein Begriff, der kaum bekannt ist. Das Potenzial, welches in dieser Symbiose steckt, ist jedoch gewaltig.

Was ist „Digitalisiertes Projektmanagement“

Ist es einfach nur klassisches Projektmanagement mit digitalen Werkzeugen? Nein. Im klassischen Projektmanagement wird traditionell die Umsetzung von Projekten unter Rahmenbedingungen wie Budget, Zeit, Qualität und Anforderungen verstanden. Diese Parameter haben zwar weiterhin ihre Gültigkeit, erfahren aber mit den modernen Projektmanagement Methoden wie Kanban und SCRUM eine andere Bedeutung bzw. werden dadurch erweitert. Darüber hinaus kommen neue Themen hinzu. Im digitalisierten Projektmanagement spielen vor allem die Verknüpfungen zwischen den verschiedenen Geschäftsprozesskomponenten und -funktionen eine wichtige Rolle. Sie lassen damit einen ganzheitlichen und digital verknüpften Ansatz zur Steuerung von Projekten oder Teilbereichen eines Unternehmens zu.

Beispiel: Der klassische KMU Projektplan

Klassisch werden in KMU Projektpläne erstellt. Arbeitszeiten werden auf separaten Listen oder Systemen erfasst, Kundendaten – bzw. Anforderungen wiederum in separaten Lösungen oder Dokumenten abgelegt. Zwischen diesen teils unterschiedlichen Medien gibt es wenige Schnittstellen. Zuordnungen von Ressourcen, Auswertungen sowie Projektplanung und -Controlling werden dadurch immens erschwert. Der mobile Zugriff über Apps ist auch kaum vorhanden, so dass man beim Kunden/Projekt vor Ort nicht auf entsprechende Daten zugreifen kann. 

Quelle: macooa

Digitalisiertes Projektmanagement auch vor Ort beim Kunden

Das digitalisierte Projektmanagement führt relevante Informationen, die für die Umsetzung und Steuerung des Projektes notwendig sind, zusammen. Damit erhalten alle Mitarbeiter und Entscheider die Möglichkeit, den Gesamtkontext zu betrachten. Entscheidungen werden auf einer breit angelegten Faktenbasis herbeigeführt. Dies kann im digitalisierten Projektmanagement sogar vor Ort beim Kunden erfolgen, denn über mobile Zugriffe (per App) sind die relevanten Informationen abrufbar. Egal, ob man Team Mitglied oder Projektleiter im Projekt ist – im Unternehmen muss man alle relevanten Daten im direkten Zugriff haben. Dazu zählt nicht nur der Projektplan. Auch Arbeitszeiten, Aufgaben der Teammitglieder, Auslastungen, Kontakthistorie mit dem Kunden zum Projekt, Meilensteine oder Ressourcen Engpässe gehören dazu. Im digitalisierten Projektmanagement werden all diese Informationen zusammengeführt. 

 

„All-in-One“ Softwarelösungen als Hilfe bei der Einführung einer Projektmanagement Lösung

Ideal für die Einführung eines digitalisierten Projektmanagements ist der Einsatz von Cloud-basierten „All-in-One“ Softwarelösungen. Sie offerieren meist das komplette Spektrum der gewünschten Funktionalitäten. Sie sind teilweise mit modernen Schnittstellen (z.B. REST API) ausgerüstet, über die dann weitere sich im Einsatz befindende Cloudlösungen mit Daten versorgt werden können. Die vertikale Integration (Integration von Daten und Informationen unterschiedlicher Geschäftsfunktionen wie Planung, Arbeitszeiten, Kanban Board, CRM…) ist in den KMU von entscheidender Relevanz. Daher wird empfohlen, den Einsatz integrierter „All-in-One“ Lösungen (beispielsweise www.macooa.com ) gegenüber verschiedenen Funktions spezifischen Lösungen zu präferieren. 

 

Quelle: macooa

Die Zukunft: Austausch von Daten in verschiedenen Lösungen

In naher Zukunft gelingt die vertikale Integration von verschiedenen Cloud-basierten Softwarelösungen sogar per Drag & Drop. Der Open Integration Hub (www.openintegrationhub.org), ein Projekt des Cloud Ecosystem e.V., wird den Benutzern ermöglichen, eigene Geschäftsprozesse auf Basis unterschiedlicher Cloud-basierter Softwarelösungen zu kreieren. Nachdem der Benutzer sich seinen gewünschten Geschäftsprozess erstellt hat, werden die Daten auf Basis von „Actions“ über moderne Schnittstellen zwischen den Lösungen ausgetauscht.

"Einfach besser zusammenarbeiten!“

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